Als freelance projectleider in Amsterdam krijg ik twee soorten telefoontjes.
Eerste belletje: “Stéphan, we starten over drie maanden met een groot project. Kunnen we kennismaken?”
Het tweede: “Stéphan, het loopt hier volledig uit de hand. Kun je morgen komen?”
Het eerste telefoontje is prettig. Het tweede is duurder.
Waarom vroeg beter is
Een projectleider die er vanaf dag één bij is doet iets wat een projectleider halverwege nooit kan: hij kent het project van binnen en buiten voordat de eerste schroef is gedraaid.
Hij weet welke afspraken er zijn gemaakt. Hij kent de verwachtingen van de opdrachtgever. Hij heeft de tekeningen gelezen en in mijn geval vaak ook gemaakt technisch tekenaar. Hij heeft de onderaannemers gesproken.
Als het dan misgaat — en er gaat altijd iets mis — heeft hij de context om snel en goed te beslissen.
Een projectleider die halverwege instapt heeft die context niet. Hij lost problemen op. Maar hij had ze kunnen voorkomen.
De drie signalen dat je nu iemand nodig hebt
Uit mijn jaren bij Beitel Beestje en als freelance projectleider ken ik drie signalen die aangeven dat je direct iemand moet inschakelen:
Eén: er zijn meer dan twee onderaannemers betrokken. Zodra partijen van elkaar afhankelijk zijn, heb je iemand nodig die die afhankelijkheden bewaakt.
Twee: de deadline staat vast en mag niet verschuiven. Een opening, een beurs, een verbouwing in een draaiend bedrijf — als uitlopen geen optie is, is goede projectleiding geen optie maar noodzaak.
Drie: je merkt dat je zelf de controle verliest. Je belt meer dan je plant. Je reageert meer dan je stuurt. Dan is het al bijna te laat — maar nog niet.
Het beste moment
Het beste moment om een freelance projectleider in te schakelen is voor de eerste schop de grond in gaat. Voor de eerste onderaannemer wordt geboekt. Als je nog kunt plannen in plaats van reageren.
Het op één na beste moment is nu.
